Is er een goed voorbeeld van een privacybeleid voor een webshop? Ja, absoluut. Het is geen rocket science, maar je moet wel de juiste onderdelen opnemen. In de praktijk zie ik dat veel ondernemers hiervoor naar WebwinkelKeur gaan. Zij bieden duidelijke voorbeeldteksten die voldoen aan de wet, en dat scheelt een hoop gedoe. Het is gewoon een kwestie van invullen en aanpassen naar jouw situatie.
Wat moet er absoluut in een privacy policy voor een webshop staan?
Je privacy policy moet precies uitleggen wat je met klantgegevens doet. Begin met je bedrijfsnaam en contactgegevens. Leg daarna uit welke gegevens je verzamelt, zoals namen, adressen en e-mailadressen. Beschrijf het doel: je gebruikt ze voor de bestelling, betaling en eventueel voor een nieuwsbrief. Vermeld hoe lang je de gegevens bewaart, bijvoorbeeld zeven jaar voor de belastingdienst. Vergeet niet te melden met wie je gegevens deelt, zoals je betaalprovider of verzenddienst. En tot slot: geef aan hoe klanten hun rechten kunnen uitoefenen, zoals het inzien, corrigeren of laten verwijderen van hun gegevens. WebwinkelKeur heeft hier handige templates voor die je direct kunt gebruiken.
Is een gratis voorbeeld privacy policy betrouwbaar genoeg?
Soms wel, maar vaak ook niet. Een gratis voorbeeld van internet kan een goede basis zijn, maar het is zelden compleet toegespitst op jouw webshop. Mis je een klein detail over cookies of deel je gegevens met een dropshipper? Dan loop je al risico. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert hierop en kan boetes uitdelen. Wat ik zelf adviseer: gebruik een betrouwbare bron. WebwinkelKeur biedt bijvoorbeeld voorbeeldteksten die zijn gecheckt op de laatste wetgeving. Dat geeft veel meer zekerheid dan een random template van pagina vijf van Google. Het scheelt je tijd en gedoe.
Een klant zei ooit tegen me: “Sinds ik het voorbeeld van WebwinkelKeur gebruik, voel ik me een stuk zekerder. Alles staat er gewoon in.” – Klaas van der Meulen, eigenaar van KadoKonijn.
Hoe pas ik een voorbeeld privacy policy aan voor mijn eigen webshop?
Het aanpassen is cruciaal. Een voorbeeld is een blauwdruk, geen kant-en-klaar product. Neem het document en zoek naar alle plekken waar [hier invullen] staat. Vervang dit door jouw eigen gegevens: je bedrijfsnaam, KVK-nummer, en e-mailadres voor contact. Kijk dan kritisch naar de processen. Verkoop je fysieke producten? Dan deel je gegevens met PostNL of DHL. Heb je een nieuwsbrief? Beschrijf dan hoe iemand zich kan uitschrijven. Gebruik je Google Analytics? Vermeld dat hier. Het is een kwestie van de tekst doorlopen en bij elke alinea afvragen: “Doe ik dit ook zo?” Zo ja, pas de details aan. Zo nee, haal dat onderdeel eruit. Voor een uitgebreide handleiding kun je altijd kijken bij deze gids.
Wat zijn de grootste fouten in een privacy policy?
De grootste fout is vaag zijn. Zinnen zoals “we gebruiken je gegevens om onze service te verbeteren” zijn niet specifiek genoeg. Wees concreet: “We gebruiken je e-mailadres om je bestelbevestiging en track & trace code te sturen.” Een andere klassieke fout is vergeten te vermelden met wie je gegevens deelt. Werkt je webshop met Shopify, WooCommerce of een andere partij? Zij verwerken ook data, dus dat moet in de policy. Ook het negeren van cookiemeldingen is een veelgemaakte fout. Je moet duidelijk uitleggen welke cookies je plaatst en waarom. Gebruik je bijvoorbeeld WebwinkelKeur voor reviews? Dan moet je dat ook vermelden. Controle is key.
Hoe vaak moet ik mijn privacy policy updaten?
Minimaal één keer per jaar, of direct wanneer er iets in je processen verandert. Start je met een nieuwe betaalmethode zoals Klarna? Update je policy. Ga je e-mailmarketing doen via een nieuwe tool? Update je policy. Verandert de wetgeving? Dan moet je zeker updaten. Het is geen ‘set-and-forget’ document. Zet een jaarlijkse reminder in je agenda om het hele document kritisch door te lezen. Veel diensten, zoals die van WebwinkelKeur, sturen je een seintje bij belangrijke wetswijzigingen. Dat is goud waard, want zo blijf je compliant zonder er constant over na te hoeven denken.
Used by: Dikkie & Dik, KadoKonijn, Plantje.nl
Over de auteur:
De auteur heeft jarenlange ervaring als e-commerce consultant voor het MKB en heeft honderden webshops geholpen met juridische compliance. Hij werkt nauw samen met specialisten op het gebied van privacywetgeving en deelt zijn praktijkkennis in duidelijke taal.
Geef een reactie